Platforma do obsługi warsztatu dla Nagaz
Jeden system do harmonogramowania, zleceń, części i rozliczeń – obsługuje warsztat z ponad 100 000 klientów od 2012 roku (ponad 14 lat), bez większej przebudowy
Nagaz Stefanowski prowadzi pełny serwis samochodowy: montaż i serwis instalacji gazowych, mechanikę ogólną, diagnostykę, klimatyzację – a do tego certyfikowaną stację kontroli pojazdów, hamownię podwoziową, hurtową sprzedaż części i sklep internetowy. Tysiące zleceń, wiele ich rodzajów i rygorystyczne przepisy dotyczące dokumentów.
Zbudowaliśmy dla nich platformę do zarządzania warsztatem, która obejmuje całość: harmonogramowanie pracy na wielu zasobach, śledzenie zleceń z pełnym rozliczeniem finansowym, zarządzanie częściami powiązane ze zleceniami oraz dokumenty zgodne z przepisami. Od 2012 roku (ponad 14 lat) stanowi fundament ich działalności – z czasem jej funkcjonalność wzrosła trzykrotnie w porównaniu z pierwotnym zakresem, bez konieczności gruntownej przebudowy architektury systemu.
O firmie klienta
Historia i rozwój
Założona w 1993 roku firma Nagaz Stefanowski wyrosła z niszowej firmy technicznej na jedną z rozpoznawalnych marek w swojej branży – przez ponad trzy dekady obsłużyła ponad 100 000 klientów, nieustannie rozwijając działalność.
Oferta
Podstawą działalności jest montaż i serwis instalacji gazowych, a obok tego mechanika pojazdowa, zaawansowana diagnostyka i naprawa klimatyzacji samochodowej. Zakład dysponuje hamownią podwoziową do precyzyjnej regulacji oraz certyfikowaną stacją kontroli pojazdów; całość uzupełniają hurtownia części i specjalistyczny sklep internetowy.
Wyzwanie
Tak zróżnicowany warsztat prowadzi jednocześnie wiele rodzajów prac – montaże, naprawy, przeglądy, kalibracje – każdy z własnymi krokami, częściami i dokumentacją. Dostępne narzędzia do zarządzania tym wszystkim nie były ze sobą połączone, a luki było widać:
Rozproszone systemy
Planowanie, realizacja, księgowość i magazyn części działały w osobnych systemach
Złożone harmonogramowanie pracy
Sekwencje powiązanych czynności na różnych stanowiskach koordynowano ręcznie
Niewystarczająca definicja zleceń
Żadne miejsce nie mogło pomieścić wszystkiego, co powinno zawierać zlecenie serwisowe
Nieefektywne zarządzanie częściami
Stany magazynowe nie były powiązane ze zleceniami serwisowymi, które je zużywały
Brak wglądu w postęp prac
Brak bieżącego podglądu, na jakim etapie jest praca każdego mechanika
Analiza i wymagania
Jednolite zarządzanie danymi
Jeden centralny system z kompletnym zapisem każdego zlecenia, pojazdu i klienta – pełna historia w jednym miejscu.
Elastyczne ścieżki zleceń
Obsługa wielu rodzajów zleceń, każdy z własnymi wymaganiami co do danych i własną ścieżką przez warsztat.
Zgodność z przepisami i integralność danych
Dokumenty zgodne z prawem i wymogami homologacji – z danymi, których z założenia nie da się zmienić wstecznie.
Dopasowany interfejs użytkownika
Interfejsy budowane pod role: pracownicy biura obsługujący wielu klientów jednocześnie widzą inne ekrany niż mechanicy pracujący przy pojazdach.
Wdrożone rozwiązanie
Jedna platforma do zarządzania warsztatem, cztery kluczowe funkcje – zbudowane wokół tego, jak naprawdę działa zakład:
Harmonogramowanie pracy
Dynamiczne planowanie w czasie, na wielu zasobach – stanowiskach, urządzeniach, ludziach – tak by sekwencje powiązanych czynności trafiały we właściwej kolejności na właściwe stanowiska
Zarządzanie zleceniami
Każde zlecenie śledzone od początku do końca: uwagi klienta, zaplanowane i wykonane czynności, wymienione części – z pełnym rozliczeniem finansowym tworzonym na podstawie tego, co zapisano w trakcie pracy, a nie odtwarzanym po fakcie
Integracje systemów
Synchronizacja z systemami zewnętrznymi i automatyczna wymiana danych – te same informacje wprowadzane raz trafiają tam, gdzie są potrzebne
Zaawansowana analityka
Rozbudowany moduł statystyk: czasy procesów, obciążenie i ekonomika każdego zlecenia – liczby, które pokazują, gdzie zyskujesz, a gdzie tracisz
Jak system przetrwał lata
Większość systemów biznesowych jest przepisywana co kilka lat – nowy framework, nowy dostawca, te same funkcje budowane od nowa za pełną cenę. Ten nie był.
Platforma działa od 2012 roku (ponad 14 lat) i urosła mniej więcej do trzykrotności pierwotnego rozmiaru – nowe rodzaje zleceń, nowe moduły, nowe integracje, wszystko dodane do działającego systemu bez większej przebudowy architektury. Działa lokalnie, na serwerze w siedzibie klienta.
Powodem jest architektura. Gdy przepisy zmieniły wymaganą formę wydruku homologacyjnego, dostosowaliśmy system w niecały tydzień – podczas gdy inni dostawcy zmagali się z tą samą zmianą przez prawie miesiąc. System zaprojektowany z myślą o zmianach traktuje dekadę zmian jak rutynę.
Rezultaty i korzyści
Większa wydajność
Lepsze planowanie zasobów oznacza więcej pracy wykonanej w tym samym warsztacie – zysk wziął się z lepszej kolejności prac, a nie z tego, że ktoś pracował ciężej
Prostsze rozliczanie zleceń
Części i czynności są zapisywane na bieżąco, więc rozliczenie zlecenia stało się przeglądem, a nie odtwarzaniem
Mniej błędów
Jaśniejsze procesy i projekt zapobiegający błędom ograniczyły błędy administracyjne i operacyjne o jedną piątą
